Когда дистанционная работа из дома – это необходимость: простые способы сохранить внимание и работоспособность

25 Марта 2020   все новости

Лесли Хоббс

По мере того, как дестабилизация обстановки, вызванная коронавирусом, продолжает развиваться, тысячи сотрудников по всему миру осваивают новый дистанционный формат работы из дома. В ближайшие дни количество таких сотрудников, скорее всего, увеличится в разы.

В отличие от обычной дистанционной работы, это не собственный выбор большинства сотрудников. Учитывая текущие обстоятельства, а также то, как стремительно развивается пандемия, для многих подобный формат работы может показаться непривычным.

Поскольку в текущей ситуации бывает трудно собраться с мыслями, работа может помочь отвлечься и сконцентрироваться. Вот несколько простых способов сохранить эффективность и чувствовать себя лучше в сложившейся беспрецедентной ситуации.

Составьте план на день и следуйте ему

Думая наперед, концентрируйтесь на вопросах, которые можете контролировать. В конце каждого рабочего дня составляйте план или список дел на завтра. Ваш день станет не только более структурированным, но также у вас появится визуальное напоминание о ежедневных достижениях.

Все встречи переведите в режим аудио или видео конференций. Установите напоминание о регулярных задачах – например, еженедельное обновление статуса. Все это поможет держать себя в тонусе и не поддаваться рутине.

Соберите контактную информацию

Проверьте список коллег и ключевых Заказчиков, с которыми вам предстоит взаимодействовать в течение следующих недель. Есть ли у вас вся их контактная информация – например, мобильный или домашний телефон? Обязательно сохраните контакты и распечатайте, просто на всякий случай. Воспользуйтесь этой возможностью, чтобы отправить обновленную информацию о своих контактах людям, которым вы можете понадобиться.

Чат лучше email

Такие инструменты, как Microsoft Teams, G Suite и Slack, эффективнее электронной почты, особенно сейчас, утверждает Ник Миган, эксперт по пользовательскому опыту в Xerox PARC. «Общение по электронной почте более медленное», – говорит Миган. – «Это может привести к задержке ответа на несколько часов или дней». Напротив, использование чатов ускоряет обмен текстовыми сообщениями – с дополнительным бонусом в виде тематических групп и возможностью отправлять документы.

Миган предлагает провести некоторые границы. «Эти инструменты настолько просты в использовании, что вам может показаться, что вы должны быть на связи все время», – предупреждает он. «Компании должны настроить протоколы, чтобы сотрудникам не нужно было отвечать после окончания рабочего дня, но вы также можете самостоятельно отключить уведомления в определенное время дня».

Используйте видео-, а не конференц-коллы

Если вы привыкли встречаться с коллегами в офисе, их отсутствие может негативно на вас повлиять. Даже если вы регулярно работаете из дома, лучше видеть команду в режиме онлайн. Когда это возможно, используйте видеосвязь вместо звонков. Сейчас, более чем когда-либо, важно иметь визуальную связь с другими людьми.

«Убедитесь, что вы следуете правилам этикета проведения видеозвонков», – говорит Миган. Например, если часть вашей команды все еще работает в офисе, убедитесь, что каждый участник собрания открывает свое собственное видео-окно, даже если он находится в одной комнате с остальными.

«Это уравнивает коллег, работающих удаленно, с теми, кто находится в офисе, – замечает Миган. – В том числе помогает предотвратить ситуации, когда люди в офисе обсуждают вопросы, которые могут быть не слышны остальным сотрудникам на видеосвязи».

Не позволяйте ИТ-проблемам мешать работе

Возможно, что электронная почта, Wi-Fi и интернет-соединение могут работать медленнее, менее надежно ,а иногда совсем прерываться. Воспользуйтесь этим моментом, чтобы расставить приоритеты. Какие вопросы наиболее срочные? Позвоните, чтобы решить их. Записывайте важные моменты, чтобы, когда связь восстановится, вы могли проинформировать коллег о прогрессе. Для других задач готовьте черновики писем, параллельно отслеживая работоспособность системы, чтобы разослать их сразу после восстановления связи. Вы также можете использовать Skype, или другой внутренний мессенджер (в случае, если он установлен).

Преодолеть проблему концентрации

Возможно, что, работая из дома, вам будет труднее сосредоточиться. Сделайте все возможное, чтобы отвлечься от внешних факторов. Если проект кажется вам слишком сложным, разбейте его на части и начинайте с простого.

Получая постоянные новости об ограничениях в путешествиях, статистике заболевания, введении зон карантина и т.п. сложно не поддаться панике. Но постоянный поток новостей о коронавирусе не улучшит ваше состояние. Установите временные лимиты на проверку новостных лент. При общении с коллегами, не позволяйте этой теме преобладать в разговоре. Поддерживайте общение, быстро переходя к обычным рабочим вопросам.

Делайте перерывы

Перерывы очень важны для восстановления сил. Даже в самый удачный день слишком долгое сидение за экраном снижает концентрацию и работоспособность. Пройдитесь и пообедайте без отвлекающих факторов. Делайте физические упражнения в течение дня: встаньте и потянитесь, сделайте несколько приседаний или планку. Если школы закрыты на карантин, пообщайтесь с детьми. Позвоните коллеге или другу, чтобы узнать, как у них дела.

А потом, снова возвращайтесь к рабочим вопросам.

Помните, что дистанционная работа – это один из самых эффективных способов борьбы с пандемией: самоизоляция, в целях замедления распространения вируса.